Privacyverklaring
Privacyverklaring Santa Run Woerden
Laatst bijgewerkt: 29 oktober 2026
De organisatie van Santa Run Woerden hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Wij gaan zorgvuldig om met de gegevens die bezoekers via onze website verstrekken.
In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarvoor wij deze gebruiken en hoe wij deze beschermen.
1. Wie zijn wij?
De Santa Run Woerden wordt georganiseerd door Rotary Club Woerden Laurium. De organisatie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die via de website worden verzameld.
Verwerkingsverantwoordelijke: Stichting Communityservice RC Woerden Laurium
Contactadres: santarun@rotarylaurium.nl
2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
Wanneer je via onze website startbewijzen bestelt of een vrijwillige financiële donatie doet, verzamelen wij uitsluitend de gegevens die nodig zijn om de bestelling of donatie te verwerken.
Het gaat om:
- Voornaam en achternaam van de besteller.
- E-mailadres van de besteller.
- Aantal bestelde startbewijzen voor volwassenen en kinderen.
- Eventueel het bedrag van een vrijwillige donatie.
- Bestelnummer, besteldatum en betalingsgegevens, zoals het betaalde bedrag, de betaalmethode en de betalingsstatus.
Voor de technische verwerking van bestellingen kunnen daarnaast gegevens zoals het factuurland en technische verbindingsgegevens worden vastgelegd.
Wij vragen niet naar de namen of andere persoonsgegevens van de afzonderlijke deelnemers. Wanneer iemand meerdere startbewijzen koopt, registreren wij alleen de gegevens van de besteller.
3. Waarvoor gebruiken wij jouw gegevens?
Wij gebruiken jouw persoonsgegevens uitsluitend voor de organisatie en administratieve afhandeling van de Santa Run Woerden. Dit omvat:
- Verwerken van bestellingen en donaties
Wij registreren welke startbewijzen zijn gekocht, welke bedragen zijn betaald en welke vrijwillige donaties zijn gedaan. - Versturen van de bevestigingsmail
Na een succesvolle betaling ontvang je een bevestigingsmail met het bestelnummer en een overzicht van de bestelde startbewijzen. - Uitgifte van startnummers
De bevestigingsmail dient als bewijs waarmee je enkele dagen vóór de Santa Run de bijbehorende startnummers, kerstmutsen en consumptiebonnen kunt ophalen.
De organisatie gebruikt de bestelgegevens om te controleren hoeveel startbewijzen en bijbehorende materialen aan de besteller moeten worden verstrekt. - Administratie en financiële verantwoording
Wij verwerken de noodzakelijke bestel- en betaalgegevens voor onze financiële administratie en om te voldoen aan eventuele wettelijke verplichtingen.
Wij gebruiken jouw persoonsgegevens niet voor commerciële doeleinden, nieuwsbrieven of ongevraagde reclame.
Wij verkopen jouw persoonsgegevens niet aan derden.
4. Op welke wettelijke grondslag verwerken wij gegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG):
- Uitvoering van een overeenkomst
De verwerking van jouw naam, e-mailadres en bestelgegevens is noodzakelijk om jouw bestelling of donatie af te handelen en de bijbehorende bevestiging te versturen. - Wettelijke verplichting
Voor zover van toepassing bewaren wij financiële gegevens om te voldoen aan wettelijke administratieve en fiscale verplichtingen. - Gerechtvaardigd belang
Voor de beveiliging van onze website en het voorkomen van misbruik kunnen wij noodzakelijke technische gegevens verwerken.
5. Hoe worden betalingen verwerkt?
Voor de online betalingen maken wij gebruik van betaaldienstverlener Mollie.
Wanneer je een bestelling of donatie afrekent, worden de gegevens die nodig zijn voor de betaling verwerkt via Mollie. Wij ontvangen informatie over de betaling, zoals het betaalde bedrag, de betaalmethode en de betalingsstatus. De verwerking van betaalgegevens door Mollie valt daarnaast onder het privacybeleid van Mollie.
6. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Wij delen persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de bestelling, de verwerking van betalingen of het beheer van onze website.
Hiervoor maken wij gebruik van:
- Mollie: voor de verwerking van online betalingen.
- Onze hostingprovider: voor het veilig beschikbaar stellen en beheren van de website en de bijbehorende database.
- Onze e-maildienst: voor het verzenden van bevestigingsmails.
Deze partijen ontvangen uitsluitend de gegevens die nodig zijn om hun diensten uit te voeren.
7. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is. Gegevens die uitsluitend nodig zijn voor de organisatie van de Santa Run en het ophalen van startnummers, worden na afloop van het evenement en de administratieve afhandeling verwijderd of geanonimiseerd.
Bewaartermijn evenementgegevens: 3 maanden na het evenement
Financiële gegevens waarvoor een wettelijke administratieve bewaarplicht geldt, worden gedurende de toepasselijke wettelijke termijn bewaard. Voor de Nederlandse fiscale basisadministratie is dit doorgaans zeven jaar.
Gegevens die niet langer noodzakelijk zijn, worden verwijderd of geanonimiseerd, tenzij wij deze op grond van een wettelijke verplichting moeten bewaren.
8. Hoe beschermen wij persoonsgegevens?
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang.
De toegang tot bestel- en betaalgegevens is beperkt tot personen die deze gegevens nodig hebben voor de organisatie en administratie van de Santa Run.
9. Cookies en technische gegevens
Onze website maakt gebruik van WordPress en WooCommerce. Hierbij kunnen functionele cookies worden geplaatst die noodzakelijk zijn voor het correct functioneren van de website en het bestelproces, bijvoorbeeld om de inhoud van een winkelwagen te onthouden. Voor deze strikt noodzakelijke cookies is geen voorafgaande toestemming vereist.
10. Wat zijn jouw privacyrechten?
Op grond van de AVG heb je verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Je kunt ons verzoeken om:
- Inzage in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken.
- Correctie van onjuiste persoonsgegevens.
- Verwijdering van persoonsgegevens, voor zover wij deze niet wettelijk moeten bewaren.
- Beperking van de verwerking van persoonsgegevens.
- Overdracht van persoonsgegevens, wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is.
Daarnaast kun je in bepaalde gevallen bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. Wil je gebruikmaken van deze rechten? Neem dan contact op via: santarun@rotarylaurium.nl
Wij behandelen jouw verzoek volgens de wettelijke termijnen. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
11. Contact opnemen
Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken? Neem dan contact op met de organisatie van Santa Run Woerden via: santarun@rotarylaurium.nl
12. Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze werkwijze, de website of de toepasselijke regelgeving verandert. De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website.